Schluss mit dem Nachrennen bei Ihren Kunden: wir kümmern uns darum.
Wir beschaffen Belege, digitalisieren sie und erfassen sie in Abacus, Bexio, WinBiz und weiteren Systemen. Sie finden die Buchhaltung bereit für Revision und Abschluss.
- Wir arbeiten in Abacus, Bexio, WinBiz, Banana und weiteren
- Daten in der Schweiz · revDSG-konform
- NDA vor jedem Datenzugriff
- Antwort innert 1 Arbeitstag
Warum GlassCount
Weniger Papier auf dem Schreibtisch, mehr Wert in den Mandaten.
Zeit zurück für die Mandate
Ihr Team hört auf, Daten zu erfassen, und widmet sich wieder Beratung, Revision und Abschlüssen: der Arbeit, für die Ihre Kunden wirklich bezahlen.
Präzision und Nachvollziehbarkeit
Jeder Beleg wird nach einem einheitlichen Prozess digitalisiert, archiviert und verbucht. Keine Papierstapel, keine fehlenden Belege.
Kein Nachrennen mehr
Schluss mit E-Mails und Anrufen an säumige Kunden: Die Belegbeschaffung wird unser Problem, nicht Ihres.
Möchten Sie wissen, ob es zu Ihnen passt?
Ein unverbindliches Kennenlerngespräch von 30 Minuten: Sie erzählen uns, wie Ihr Treuhandbüro arbeitet, und wir sagen Ihnen, wo wir Ihnen Arbeit abnehmen können.
Was wir tun
Drei Leistungen, ein Ergebnis: eine Buchhaltung, die bereit ist.
Front Office für Belege
Wir halten den Kontakt zu den Kunden des Treuhandbüros: Erinnerungen, Mahnungen und Follow-ups — in Ton und Sprache, die wir gemeinsam festlegen — bis alle Belege eingegangen sind.
Scannen und Digitalisieren
Wir holen Papierbelege ab, scannen sie und verwandeln sie in geordnete, lesbare digitale Archive, bereit für die Buchhaltung. Die Originale erhalten Sie zurück.
Verbuchung
Wir verbuchen jeden Beleg in Ihrer Buchhaltungssoftware, nach Ihrem Kontenplan, mit der Präzision und Nachvollziehbarkeit, die ein Treuhandmandat verlangt.
Was wir verarbeiten
Alle Belege, die durch eine Buchhaltung laufen.
Was auch immer der Kunde abliefert — im geordneten Ordner oder im Schuhkarton — wir verwandeln es in vollständige Buchungen mit digitalem Beleg.
Lieferanten- und Kundenrechnungen
Einkäufe, Verkäufe, Gutschriften und Mahnungen.
Bankauszüge
Kontokorrente, Kreditkarten und Fremdwährungskonten.
Kassenbelege
Quittungen, Kassenzettel und Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden.
Löhne und Sozialabgaben
Lohnabrechnungen, AHV, BVG, Versicherungen und Quellensteuer.
MWST-Unterlagen
Belege und Zusammenfassungen, bereit für die Quartalsabrechnung.
Verträge und Korrespondenz
Leasing, Mieten, Policen und wiederkehrende Dokumente zur Archivierung.
So funktioniert's
Der operative Ablauf jedes Mandats, in vier Schritten.
- 01
Wir übernehmen das Mandat
Sie stellen uns den Kunden vor, und gemeinsam definieren wir die Liste der zu beschaffenden Belege, die Kontaktkanäle und die einzuhaltenden Fristen.
- 02
Wir beschaffen die Belege
Wir kontaktieren den Kunden direkt und bleiben dran, bis alles vorliegt: Rechnungen, Bankauszüge, Belege.
- 03
Wir scannen und digitalisieren
Jeder Beleg wird gescannt, klassifiziert und digital archiviert, geordnet nach Periode und Kategorie.
- 04
Wir verbuchen in Ihrem System
Wir erfassen die Daten in Ihrer Buchhaltungssoftware. Sie finden die Buchhaltung bereit für Revision und Abschluss vor.
Ergebnisse
Ein typisches Mandat, in Zahlen.
Die Ausgangslage
Ein Treuhandbüro mit rund vierzig Mandaten erhält von einem Kunden zwei Jahre nie abgelieferter Unterlagen: Rechnungen, Bankauszüge und Belege in Kisten gestapelt, während die Abschlüsse näher rücken.
Der Einsatz
Wir übernehmen die Beschaffung: Wir holen die Unterlagen ab, mahnen fehlende selbst an, scannen und klassifizieren alles und verbuchen dann jede Buchung im System des Treuhandbüros nach dessen Kontenplan.
Indikatives Szenario, basierend auf einem Aufarbeitungsmandat mittlerer Komplexität.
- 24
- Monate Rückstand verbucht und archiviert
- 6
- Wochen von der Übernahme bis zur Lieferung
- 0
- Fehlende Belege bei der Revision
Wie wir zusammenarbeiten
Zwei Modelle, ein Standard an Präzision.
Ob konstanter Belegfluss oder jahrelanger Rückstand: Der Prozess ist derselbe — Beschaffung, Digitalisierung, Verbuchung.
Offerte nach Volumen, ohne versteckte Kosten — die Details in einem ersten Kennenlerngespräch.
Laufendes Mandat
Wir übernehmen ein Kundenportfolio und betreuen es Monat für Monat: Beschaffung, Digitalisierung und Verbuchung in konstantem Rhythmus. Sie erhalten eine stets aktuelle Buchhaltung.
- Vereinbartes Monatsvolumen
- Fristen abgestimmt auf MWST und Abschlüsse
- Eine feste Ansprechperson für das Treuhandbüro
- Buchhaltung immer aktuell, nie im Rückstand
Aufarbeitung von Rückständen
Ein Kunde hat zwei Jahre Unterlagen in einer Kiste abgeliefert? Wir greifen einmalig ein: Wir ordnen, digitalisieren und verbuchen den gesamten Rückstand in definierter Zeit.
- Einsatz mit vereinbartem Anfang und Ende
- Offerte nach Volumen, ohne Überraschungen
- Lieferung bereit für die Revision
- Keine laufende Verpflichtung nötig
Sie wissen nicht, mit welchem Mandat Sie anfangen sollen? Starten Sie mit einem Pilotprojekt.
- Umfang
- 1–2 Mandate Ihrer Wahl, typische Dauer 4–8 Wochen.
- Was wir messen
- Eingesparte Zeit, beschaffte Belege und vermiedene Fehler.
- Wie es weitergeht
- Auf das restliche Portfolio — nur wenn die Zahlen überzeugen.
Sicherheit und Vertraulichkeit
Wir behandeln die Belege Ihrer Kunden so, wie Sie es täten.
Vertragliche Vertraulichkeit
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung, die das Treuhandbüro und seine Kunden abdeckt.
Konkret: NDA unterzeichnet vor jedem Datenzugriff.
Datenverarbeitung in der Schweiz
Dokumente und digitale Archive bleiben auf Infrastruktur in der Schweiz, nie auf nicht vereinbarten ausländischen Diensten.
Konkret: Hosting und Backups auf CH-Infrastruktur — keine Übermittlung ausserhalb des EWR ohne schriftliche Vereinbarung.
revDSG-Konformität
Prozesse im Einklang mit dem revidierten Datenschutzgesetz: Datenminimierung, definierter Zweck, Recht auf Löschung.
Konkret: Verzeichnis der Bearbeitungen für jedes Mandat; wir unterstützen Anfragen betroffener Personen.
Personalisierte, protokollierte Zugriffe
Jeder Zugriff auf Ihr System ist persönlich, auf das Nötige beschränkt und protokolliert.
Konkret: Audit-Log auf Anfrage verfügbar.
Datenbearbeitung
Der Lebenszyklus jedes Belegs, unter Kontrolle.
Vom Moment, in dem ein Beleg bei uns eingeht, bis zur Rückgabe folgt jeder Schritt einem definierten — und jederzeit überprüfbaren — Verfahren. Die Details stehen in der Datenschutzerklärung.
- 01
Eingang über sichere Kanäle
Digitale Dokumente kommen über verschlüsselte Kanäle; Papierbelege werden persönlich abgeholt oder per nachverfolgtem Kurier empfangen. Nie ungeschützte E-Mail-Anhänge.
- 02
Verschlüsselte Archivierung
Scans werden im Ruhezustand verschlüsselt und auf Infrastruktur in der Schweiz aufbewahrt, mit regelmässigen Backups und Trennung pro Mandat.
- 03
Kontrollierter Zugriff
Nur das Ihrem Mandat zugewiesene Team greift auf die Daten zu, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und auf das Nötige beschränkten Berechtigungen.
- 04
Rückgabe und Löschung
Am Ende des Mandats geben wir Originale und digitales Archiv zurück und löschen die Daten anschliessend gemäss den vereinbarten Bedingungen aus unseren Systemen.
Über uns
Die Menschen hinter Ihren Belegen.
GlassCount ist entstanden, um Treuhändern die Arbeit abzunehmen, die Zeit für die Beratung stiehlt. Wer uns die Unterlagen seiner Kunden anvertraut, hat das Recht zu wissen, wer sie bearbeitet: Deshalb hat jedes Mandat namentlich benannte Ansprechpersonen — und wir stehen als Erste mit unserem Namen dafür ein.
- Operativer Sitz in der Schweiz
- Dediziertes, namentlich benanntes Team für jedes Mandat
- Arbeitssprachen: Italienisch, Deutsch, Französisch, Englisch
Robert Mihai Ichim
Mitgründer · Operations
Verantwortet die Beschaffungs- und Digitalisierungsprozesse und die operative Beziehung zu den Partner-Treuhandbüros.
Francesco Mancuso
Mitgründer · Buchhaltung
Verantwortet die Verbuchung und die Qualität der Buchungen in den Systemen der Kunden.
Treuhänderische Aufsicht
Unsere eigene Buchhaltung wird vom Treuhandbüro GIGA Consulting SA betreut: Dieselbe Sorgfalt, die wir Ihren Mandaten bieten, gilt zuerst für unsere eigenen Bücher.
Presse
Man spricht über uns.
Die Pressemappe ist in Vorbereitung.
Sie sind Journalist:in und möchten berichten, wie Schweizer Treuhänder die Belegerfassung auslagern? Schreiben Sie uns: Material und Interviews auf Anfrage.
Häufige Fragen
Was uns alle Treuhandbüros fragen.
Sie finden die gesuchte Antwort nicht? Schreiben Sie uns: Wir antworten innert eines Arbeitstags.
Sprechen wir darüberArbeiten Sie direkt in unserer Buchhaltungssoftware?+
Ja. Wir verlangen keinen Werkzeugwechsel: Wir greifen auf Ihr System zu — Abacus, Bexio, WinBiz, Banana, Sage, Crésus oder ein anderes — mit dedizierten, persönlichen Konten, falls nötig via VPN, und mit Berechtigungen, die auf die vereinbarten Mandate beschränkt sind. Wir verbuchen nach Ihrem Kontenplan und Ihren Buchungsregeln.
Was kostet der Service?+
Die Offerte richtet sich nach dem Volumen: Je nach Anzahl Mandate und Belege vereinbaren wir einen Tarif pro Beleg, pro Mandat oder eine Monatspauschale. Keine versteckten Fixkosten und kein Vertragsminimum: Die Details werden im ersten Kennenlerngespräch festgelegt.
Wer hält den Kontakt zu unseren Kunden?+
Wir — als Ihr “Front Office für Belege”: Erinnerungen und Mahnungen in Ton, Sprache und über die Kanäle, die wir gemeinsam vereinbaren. Der Kunde weiss, dass die Beschaffung im Auftrag des Treuhandbüros erfolgt: Sie bleiben die Referenz für die Beratung.
Wie gehen Sie mit Papierbelegen um?+
Wir holen sie persönlich ab oder erhalten sie per nachverfolgtem Kurier, scannen und klassifizieren sie. Die Originale werden nach Kunde und Periode geordnet zurückgegeben oder gemäss Absprache mit Ihnen archiviert.
Was erhalten wir am Ende des Prozesses?+
Die bereits in Ihrem System erfassten Buchungen und ein digitales Archiv, geordnet nach Kunde, Periode und Kategorie, wobei jede Buchung mit ihrem Beleg verknüpft ist. Auf Wunsch einen Monatsbericht über verarbeitete Volumen, fehlende Belege und laufende Mahnungen.
Wie starten wir?+
Mit einem Pilotprojekt von 4–8 Wochen für ein oder zwei Mandate: Gemeinsam definieren wir den Prozess, messen eingesparte Zeit, beschaffte Belege und Fehler, und weiten dann schrittweise auf das restliche Portfolio aus.
Kontakt
Erzählen Sie uns, wie Ihr Treuhandbüro arbeitet.
Sagen Sie uns, wie viele Mandate Sie betreuen und mit welcher Buchhaltungssoftware Sie arbeiten: Wir melden uns innert eines Arbeitstags für ein erstes, unverbindliches Kennenlerngespräch.